会議で一目置かれる発言術：緊張を克服し、的確に伝えるコツ
会議で「何も言えない」を克服し、一目置かれる存在になるために
日々の業務の中でも、会議は重要なコミュニケーションの場です。しかし、「何を話せばいいか分からない」「緊張して言葉が出てこない」「他の人の意見を聞いているうちに発言のタイミングを逃してしまう」と感じている若手ビジネスパーソンは少なくありません。特に営業職の場合、会議での積極的な発言は、チームへの貢献意欲を示すだけでなく、自身の理解度を高め、さらには自身の存在感を高めるチャンスでもあります。
この状況を乗り越え、会議で自信を持って発言し、周囲から一目置かれる存在になるためには、いくつかの具体的な方法があります。ここでは、会議での緊張を和らげ、自分の意見を的確に伝えるための実践的なコツと、すぐに使えるフレーズをご紹介します。
なぜ会議での発言が重要なのか
発言することには、いくつかのメリットがあります。
- 理解度の確認と促進: 自分の言葉で話すことで、内容への理解が深まります。疑問点を解消したり、他の参加者の意見を聞くことで、新たな気づきも得られます。
- 貢献意欲のアピール: 積極的に発言することは、会議やプロジェクトに対する関心の高さ、当事者意識を示すことにつながります。これは上司や同僚からの評価にも影響します。
- 存在感の向上: 定期的に建設的な発言をする人は、「会議に貢献している人」として認識されやすくなります。これは、キャリアアップにおいても有利に働く可能性があります。
- 自己成長: 自分の考えをまとめて言語化し、他者に伝えるプロセスは、論理的思考力や表現力を養います。
発言しないまま会議が終わってしまうのは、これらの貴重な機会を逃していることになります。小さな一歩からでも、会議での発言に挑戦してみましょう。
緊張を和らげるための事前準備
会議での緊張の多くは、「何を話そうか」「うまく話せるだろうか」といった不安から生じます。事前の準備をしっかり行うことで、これらの不安を軽減し、自信を持って臨むことができます。
- 会議の目的とアジェンダを確認する: 会議が何のために行われ、どのような議題が話し合われるのかを把握します。これにより、自分が貢献できそうな領域や、準備すべき内容が明確になります。
- 自分の考えや意見を整理する: 議題に関連して、自分自身の立場や担当業務から何か貢献できる情報はないか、疑問点はないかを考えます。簡潔にメモにまとめるだけでも効果的です。
- 「この議題について、自分は〇〇という情報を持っている」
- 「△△という点について疑問がある」
- 「現状を踏まえると、次のステップとして□□が必要ではないか」 といったように、具体的な内容を想定しておきます。
- 簡単な一言から始める戦略を立てる: 最初から長文で意見を述べようとするとハードルが高く感じられます。まずは、
- 議事録の確認に「間違いありません」と答える
- 他の参加者の意見に「〇〇さんのご意見に賛成です」と相槌を打つ
- 確認のための簡単な質問をする など、短い発言から始めることを目標にします。事前に「この議題の時は、まずこの確認をしよう」などと決めておくと実行しやすくなります。
的確に伝えるための発言のコツ
いざ発言するとなった時、ただ話すだけでなく、相手に伝わりやすく、会議の流れをスムーズにするためのコツがあります。
- 結論から話す: ビジネスコミュニケーションの基本である「結論ファースト」を意識します。まず自分の意見や提案の要点を述べ、その後に理由や詳細を補足します（PREP法: Point→Reason→Example→Point）。
- 簡潔に要点をまとめる: 長々と話すのではなく、言いたいことを短くまとめます。一つの発言で多くの内容を詰め込みすぎず、最も伝えたい一点に絞ります。
- 具体的な事例や根拠を示す: 抽象的な意見だけでは説得力に欠けます。「顧客からは〇〇という声が挙がっています」「過去のデータでは△△という結果が出ています」のように、具体的な事実や根拠を添えると、意見に重みが増します。
- 会議の流れや他の発言者の意図を汲む: 突然脈絡のない発言をするのではなく、直前の発言や会議全体の流れを踏まえた上で発言します。「先ほどの〇〇さんのご意見に関連してですが…」「△△という点について補足させてください」のように、会議の流れと自分の発言を結びつけると、自然な形で参加できます。
- 落ち着いたトーンで話す: 声が小さすぎたり早口になったりすると、自信がない印象を与えてしまいます。普段より少しゆっくり、落ち着いたトーンで話すことを心がけましょう。
シチュエーション別：すぐに使える発言フレーズ集
具体的なフレーズを知っていると、発言へのハードルが下がります。いくつかのシチュエーションで使えるフレーズをご紹介します。
1. 他の参加者の意見に賛成・補足する * 「〇〇さんがおっしゃる点、私も同様に感じております。特に△△については重要な課題ですね。」 * 「△△さんのご意見に賛成です。加えて、私の担当している部分では□□という状況も確認されていますので、ご参考になればと存じます。」 * 「先ほどの〇〇さんのご説明、大変分かりやすかったです。一点補足させていただけますでしょうか。」
2. 意見への質問・確認を行う * 「恐れ入ります、△△について確認させていただけますでしょうか？具体的な期間はいつ頃を想定されていますか？」 * 「〇〇という点について、もう少し詳しくお伺いしてもよろしいでしょうか？具体的にどのようなプロセスになるのかイメージできておらず。」 * 「今の□□というご意見は、つまり〜〜ということでしょうか？私の理解が合っているか確認させてください。」
3. 自分の意見や提案を提示する * 「現在の状況を踏まえ、私からは次のステップとして△△を提案させてください。理由としては、〇〇だからです。」 * 「〜という観点から、課題は□□にあると考えております。つきましては、今後の進め方として△△を検討する必要があるのではないでしょうか。」 * 「私からは、この議題に関して担当部署として把握している事実情報をご報告させていただきます。〇〇のデータによりますと、△△という状況です。」
4. 分からないことを素直に質問する * 「恐縮ですが、〇〇の部分が理解できておりません。もう少し具体的にご説明いただけますでしょうか。」 * 「△△という単語が出てきましたが、不勉強で意味を存じ上げません。教えていただけますでしょうか。」
5. 議論を整理する（自信がついてきたら） * 「ここまでのお話を整理させていただきますと、課題として〇〇と△△が挙がっており、それに対するアプローチとして□□と◇◇が提案されている状況かと存じます。」
これらのフレーズを参考に、まずは「使えそうなもの」を一つか二つ選んで、次の会議で試してみることから始めてみましょう。
発言後のフォローも忘れずに
発言して終わりではなく、その後のフォローも大切です。
- 質問には誠実に答える: 自分の発言に対して質問が出た場合は、慌てずに、理解している範囲で誠実に答えます。もしその場で答えられない場合は、「申し訳ございません、現在持ち合わせている情報がなく、確認して後ほどご共有させていただけますでしょうか」のように対応します。
- 議論の展開を追う: 自分の発言によって議論がどのように進むか、他の参加者がどのような反応をするかを注意深く聞きます。
- メモを取る: 自分の発言内容や、それに対するフィードバック、関連する決定事項などをメモしておくと、後で振り返りやすくなります。
小さな一歩から、着実に
会議での発言は、練習すれば必ず上達するスキルです。最初から完璧を目指す必要はありません。まずは「会議中に一度は発言する」という小さな目標から始めてみてください。簡単な相槌や質問からでも構いません。
回数を重ねるうちに、少しずつ緊張が和らぎ、何をどのように話せば伝わるのかが見えてくるはずです。事前の準備をしっかり行い、具体的なフレーズを参考にしながら、会議の場を自身の成長と信頼構築の機会に変えていきましょう。あなたの積極的な姿勢は、きっと周囲に良い印象を与え、一目置かれる存在へと繋がっていくはずです。